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秘書機構主要職責介紹

時間:2022-08-03

平時在尋找文秘過程中,可能會需要到秘書機構主要職責介紹,希望能讓您節省時間起到了幫助的作用。

秘書機構主要職責介紹

1、秘書機構主要職責介紹

1.溝通信息

當代秘書的重要作用之一就是充當領導的參謀和助手,要做一個諸葛亮式的高明參謀,除了自身的基本素質條件,還必須勤于收集信息,為輔助決策準備充足的材料和依據。溝通信息的工作周而復始,永遠沒有盡頭,是秘書機構永恒的職能。

2.組織協調

無論是傳統的秘書機構還是現代秘書機構,辦文、辦會、辦事都是其最基本的任務。秘書機構在輔佐領導實施管理這一角度來說,它實際上就是辦事機構。然而秘書機構又往往不直接辦理某一具體的事務,它主要是在其中起組織和協調作用。

一個組織在活動過程中,各個單位或部門能否和諧地配合,決定著組織功能的發揮程度,F代社會的各種組織系統結構復雜、分工細密,不協調的因素是普遍存在的,這就需要一種力量經常性地進行協調,秘書機構處于聯系上下、左右、內外的中介位置,便于進行協調工作,溝通各方意見,統一思想認識,設計最佳方案,采取有效措施,齊心協力做好工作。

秘書機構組織協調的原則是為了事業、為了團結、為了提高效率。秘書機構協調的方面很廣:領導班子之間、領導機關與下級機關之間、組織內部各平級機構之間、領導與群眾之間都存在著協調問題。在組織內部成員之中,由于每一個人的職位高低不同,職權范圍不同,考慮問題的角度不同,人們對同一事物持有不同態度或有意見分歧是正,F象,這種現象的普遍存在決定了秘書機構協調工作的復雜性和經常性。

秘書機構的咨詢職能有兩方面的含義:一是針對上級機關而言,秘書機構必須隨時準備接受上級機關的咨詢,為領導機關的決策及時提供和饋真實可靠的信息,并提出有價值的決篆建議;而針對下級機關而言,秘書機構要本著服務的宗旨,隨時準備接受下級機關和人民群眾的各類各種咨詢,為他們耐心地解釋政策、排除疑慮、指明方向及解決問題。

2、秘書機構主要職責介紹

1.溝通信息

當代秘書的重要作用之一就是充當領導的參謀和助手,要做一個諸葛亮式的高明參謀,除了自身的基本素質條件,還必須勤于收集信息,為輔助決策準備充足的材料和依據。溝通信息的工作周而復始,永遠沒有盡頭,是秘書機構永恒的職能。

2.組織協調

無論是傳統的秘書機構還是現代秘書機構,辦文、辦會、辦事都是其最基本的任務。秘書機構在輔佐領導實施管理這一角度來說,它實際上就是辦事機構。然而秘書機構又往往不直接辦理某一具體的事務,它主要是在其中起組織和協調作用。

一個組織在活動過程中,各個單位或部門能否和諧地配合,決定著組織功能的發揮程度,F代社會的各種組織系統結構復雜、分工細密,不協調的因素是普遍存在的,這就需要一種力量經常性地進行協調,秘書機構處于聯系上下、左右、內外的中介位置,便于進行協調工作,溝通各方意見,統一思想認識,設計最佳方案,采取有效措施,齊心協力做好工作。

秘書機構組織協調的原則是為了事業、為了團結、為了提高效率。秘書機構協調的方面很廣:領導班子之間、領導機關與下級機關之間、組織內部各平級機構之間、領導與群眾之間都存在著協調問題。在組織內部成員之中,由于每一個人的職位高低不同,職權范圍不同,考慮問題的角度不同,人們對同一事物持有不同態度或有意見分歧是正,F象,這種現象的普遍存在決定了秘書機構協調工作的復雜性和經常性。

秘書機構的咨詢職能有兩方面的含義:一是針對上級機關而言,秘書機構必須隨時準備接受上級機關的咨詢,為領導機關的決策及時提供和饋真實可靠的信息,并提出有價值的決篆建議;而針對下級機關而言,秘書機構要本著服務的宗旨,隨時準備接受下級機關和人民群眾的各類各種咨詢,為他們耐心地解釋政策、排除疑慮、指明方向及解決問題。

3、秘書機構主要職責介紹

(一)參謀作用

秘書機構是直接為領導服務的,而領導的根本任務就梳徹的方針政策,根據本單位、本地區、本部門的實際情況提出措施,部署本機關的工作,并對職權范圍內的重事項做出決策。領導決策前需要秘書機構通過收集情況,調查研究,提出意見方案,供領導參考;在決策過程中還需要根據情況的變化及時做出調整與補充;決策后還要由秘書機構做好檢查督促和總結工作,提出完善措施。整個過程,秘書機構始終在發揮其參謀作用,據此又有人稱秘書機構為“參謀部”,對于秘書機構的參謀作用,我們可以從三個方面來理解:一是從決策過程看,領導機關的決策部署,不只是決策者的瞬間行為,在整個決策過程中,尤其是決策前,離不開秘書機構的量輔助性工作,包括搜集信息、調查研究、提出方案等,這些都是參謀性工作;二是從秘書機構所處的位置看,它是直接歸屬于領導機關、直接為領導機關服務的,是輔助領導者實施領導的最主要部門,盡管參謀工作非秘書部門所有,一些專業性決策往往要由一些職能部門提出意見方案,但秘書機構無疑是領導機關最得力的參謀;三是從秘書機構的任務看,量的工作是辦事、召開會議、提出預案、擬制文件、采集信息、催辦查辦、協調關系、溝通各方及處理等,都體現了秘書機構從中所起的參謀作用?梢,參謀作用是秘書機構在機關單位工作中所起的一項重要作用。

(二)助手作用

秘書機構起參謀作用j是新時期對其提出的新要求,是一項較高層次上的服務性工作。而助手作用,則是秘書機構在從事量的工作中體現出來的,秘書機構畢竟不是一個立的“參謀部”,它是一個綜合辦事機構,辦事是它的基本職能。秘書機構的助手作用,從下列三個方面可以看出:一是從秘書機構的設置前提看,秘書機構就是為處理事物,服務于領導而設置的,領導在工作中,有量的事務性工作,如文件起草,收發傳真,電話接聽,會議組織安排,來信來處理,多由秘書機構來承擔,這就決定了其具有辦事的職能。所以秘書機構的助手作用首先是從辦理具體事務中體現出來的。如果領導忙于迎來送往,埋頭做些瑣碎事務性工作,勢必抽不出身來抓局、管全局,騰不出更多時間來調查研究。二是從工作關系看,領導的許多事情,離不開秘書機構輔助性工作,在實施領導過程中,許多事情起初或最后都是在秘書機構的助手作用下運轉并得以完成的。所以秘書機構又有“事務部”之稱。

參謀和助手,是秘書機構的兩作用,這兩個作用并非相互立、互不聯系的。輔助作用是基礎、是前提,參謀作用是升華、是深化。不辦事,不起助手作用,參謀作用無從說起;只辦事,不起參謀作用,不能適應新時期秘書工作的需要。秘書機構既要切實處理好事務,發揮其助手作用,又要注意在此基礎上更多地出謀劃策,更好地發揮參謀作用。

4、辦公室秘書職責介紹

所學課程:秘書學、文秘寫作、公關實務、談判學、人際心理學、公共關系、公關語言、應用寫作、 經濟學、哲學、外國文化史、檔案管理學、中國文化史等。

另:其他培訓情況

現正進修行政管理本科學歷和英語二學歷。且本人有駕駛執照。

工作經歷

20__年__月20__年__月 __公司

前臺接待 在此期間工作認真負責,深受領導和同事的好評

20__年__月至今 __公司

辦公室秘書

負責文檔管理工作/文書寫作、文件打印等/機票、酒店預訂及其他外聯工作/協助負責人進行重要日巢排/協調同其他各部門的關系,做好溝通工作/收發來往信件,定購辦公用品及其他辦公事務

個人簡介

多年的行政工作,使我深深體會到秘書工作的重要性,更喜愛上了這個工作。這是一個需要更多責任心和細心去完成的工作。我使用五筆字型的中文錄入速度每分鐘100字以上;英語的聽、說、讀、寫能力達到四級水平(目前正在進修行政管理本科學歷);較擅于進行社交活動,更有組織各種文藝活動的經驗;能夠熟練的運用Microsoft Office(如:Word、E_cel、E_change、PhotoEditer、Powerpoint、Frontpage、Ulead Iphoto E_press等)的各種功能進行高效的辦公室日常工作。本人工作認真、負責一絲不茍、且具有很強的責任心和進取心。

業余愛好

愛好廣泛,詩司的文藝骨干,性格踏實肯干,工作認真,責任心極強。

本人性格

溫和、謙虛、自律、自信(根據本人情況)。

另: 最重要的是能力,相信貴公司會覺得我是此職位的合適人選!

期盼與您的面談!

5、秘書職責概述介紹

1、總經辦接待工作:接聽電話;引導客人進入會議室,倒茶,通知相關人員會見;簽收信件快遞等;

2、各類行政公文(通知、請示、呈報、發函、會議紀要、總結等)的起草、呈送、復印、分發、催辦、登記、清退、歸檔;

3、填報開發公司月報表,于次月12日上交報表;

4、編制房地產市場月報表;

5、填報統計(番禺統計)局房地產統計報表,每月月底前上交;統計年報于次年1月前上報;

6、公司各類檔案管理工作(歸檔、分發合同、借閱等);

7、公司營業執照年審,填報年檢報告書,準備年檢材料;

8、聯系保險公司,購買公司車輛強制險及商業險;

9、公司網絡、辦公設備(電腦、復印機、打印機、指紋機等)維護、管理與報修;

10、跟進各部門合同審批單審批流程,合同款付款申請;

11、負責打掃會議室、總經辦衛生,以及會議室與總經辦花草的護理;

12、核算工地后勤費用、每月辦公室物業水電費;

13、制定月度物資使用計劃,做好物資的采購、驗收、入庫、發放和管理工作;

14、公司固定資產的管理,定期進行盤點;

15、每周預定團隊活動場地,準備相關物資(球、水等);

16、總經理(番禺總經理)、副總經理、各部門經理交辦的其他工作。

6、學學生會秘書處職責_學生會秘書處的工作職責

懷著對學生活的憧憬,我走進了蘇州科技學院石湖分校;帶著對學生會工作的熱情,我又跨進了學生會秘書處的門。在經過面試之后,終于成為了一個真正的秘書處干事。

日子如同白駒過隙,回首間,自己已站在學期之末;貞涍@半個學期在學生會的工作,不自覺得略感失落,時間過的太快了,總是覺得自己在學生會這塊令人矚目的平臺上做的太少了。如今靜下心來好好回想,發現在這短暫的半年里,真的從秘書處的工作中學到了很多。

在學生會中,秘書處是個實力型的部門,是學生會必不可缺的一個部門。秘書處的很多工作都是繁瑣而沉重的,平時做好資料整理、文件保存工作;舉辦型活動時,協調各部門做好經費預算,做好活動前期準備,活動結束后,進行活動總結整理。

剛加入秘書處的時候,我還只是一個毫無工作經驗的菜鳥,很多方面都不懂,不知道怎么樣禮貌的與他人溝通,不知道該怎么樣才能做好每一項工作。但經過每一次工作的磨練,每一次工作的學習,都讓我有所進步。

在常規工作方面,我們能夠完成學校團,學生會布置的工作任務,每項工作都基本達標!

這個學期我們部門干事做的主要工作有:傳達主席團對各個部門的工作安排及要求和根據主席團的要求安排會議的時間、地點并通知各個部門參加各項會議以及會議的時間、地點、主要內容等。

迎新晚會期間,秘書處積極配合院學生會各部門,開展協調工作。在晚會前期準備階段,我們認真審核晚會策劃,進行整場晚會經費開支預算,配合文藝部采購晚會所需各種物品。

晚會進行期間,配合各部門布置晚會現場,組織新生入座,維護現場秩序。晚會結束后,負責配合各部進行衛生清理工作。雖然這次迎新晚會我因病沒有參與,但這并不能改變秘書處在這次活動的重要性。

猶記得前不久,在學院舉辦的“達人秀”活動中,我們被分配到了一個負責聯系并送請帖給各學院學生會主席的工作,原以為這是一個很輕松的工作,只需要打幾個電話,送個請帖就行?稍谑潞蟮目偨Y會議上,我們得知我們犯了許多細節性的錯誤。

在打電話、當面送請帖時的禮貌用語方面出現了很多的問題,其根本原因就是我們不夠重視這些工作,態度散漫,不夠認真負責。從這件事中,我懂得了對待每件工作,無論是多么瑣碎或是簡單都要積極認真的負責。

每一次的活動,秘書處里,從部長到干事,沒有一個人是閑著的,每個人的工作都被合理地分工。

在我們秘書處有個很的特點:部長沒架子,“部長”和“干事”的區別不,在一種很平等的環境里工作。有問題家共同討論,最后總能有一套達成共識的解決方案,形成了一個和睦溫馨的家庭秘書處。

加入學生會以來,雖然有些辛苦,但苦中有樂,苦中有得。我真正認識到什么叫做嚴謹。秘書處是十分要求嚴謹的,每件事情都要按步驟有條不紊地完成,只有這樣才能把事情做好,把工作效率提高;只有不斷的從這些細微工作中認真學習,才會有所得,工作不僅僅是要完成的,更要緊的是要能從中體會,學到東西。

我也真正的認識到集體意識的重要性,只有增強集體觀念,家同心協力分工合作,才能讓我們的集體更加美好。

總而言之,這個學期在秘書處工作讓我學到了很多,在新春到來之前寫下這個工作總結,是對過去半年的回顧,更是對新的一年的一個展望,所以我要再接再厲,在下個學期的工作中,表現得更加優秀,而下學期也是我作為干事的最后的一個學期,所以我會開心地享受這段時光,與家一起努力工作。希望可以讓家看到一個進步的我。

7、秘書職責范圍介紹

1、作好公司重要會議的記錄及會議紀要的整理;

2、起草、打印、登記和存檔總經理簽發文件;

3、協助行政部經理做好公司來賓的接待工作;

4、組織籌備公司總經理會議、專題研討會議等公司會議,安排會議議程,準備會議文件,主動掌握有關決議的執行情況;

5、協助總經理對公司內部發布重要信息、通知、通告工作;

6、負責總經理的對外聯絡、來電、來記錄及禮儀;

7、負責總經理商務旅行的各項準備工作;

8、負責總經理文件,信件,函電的接收與轉達,維護總經理名片簿和總經理交待的相關物品。

8、秘書職責范圍介紹

1、起草公司年度工作總結及總經理講話稿;

2、起草公司股東會和董事會的會議材料;

3、作好公司重要會議的記錄及會議紀要的整理;

4、起草、打印、登記和存檔總經理簽發文件;

5、協助行政部經理做好公司來賓的接待工作;

6、接聽電話、妥當應答,如有必要,做好電話記錄;

7、掌握總經理的日巢排,為總經理接見客做好預約工作;

8、收發傳真,并及時交給總經理處理;

9、完成總經理或行政經理交辦的其他工作。

9、總經辦秘書職責介紹

1. 參加總經辦例會,協助總經辦主任起草綜合性業務、行政工作規劃、計劃、報告、總結、請示、通知等公文函件并審核待簽發文稿;

2. 組織安排公司行政會議和總經理辦公會,做好會議記錄,編寫會議紀要和決議,并檢查各部門貫徹執行情況,及時了解和饋信息;

3. 負責組織有關人員做好公文收發、打字、文印、通訊以及文書檔案的管理和印章的使用;

4. 負責審核對外發文,做到文字通順,符合公文格式要求;

5. 注意開展調查研究,做好企業信息管理方面的有關工作;

6. 協助總經辦主任做好日常接待來信來等有關事宜,督促貫徹總經理的決定;

7. 負責匯總總經辦年度、月度工作計劃、總結及月報并起草總經辦年度、月度工作計劃、總結及月報;

8. 組織安排總經辦行政例會,并做好記錄,編寫紀要,督導檢查各專業工作落實情況,及時了解和饋信息;

9. 負責保管、使用公司印章、介紹信;

10.負責公司的文書、檔案管理工作;

11.負責外來文件的拆封、編號和登記及送交總經辦主任擬辦,根據擬辦要求及時進行轉遞和處理;

12.負責以公司名義上報下發文件的編號、登記和分發工作;

13.負責接收、整理和保管各部門送來的文書材料;

14.負責對公文的執行情況催辦;

15.負責文件的立卷、保管、借閱和銷毀;

16.做好檔案的收集、整理、鑒定、登記和統計工作;熟悉所保管的檔案情況,搞好檔案的利用工作;

17.負責保護檔案的安全,做好防盜、防火、防潮、防光、防塵、防蟲等工作;

18.嚴格遵守保密制度,不得利用職權擅自擴檔案的利用范圍,不得泄露檔案的機密,不得擅自銷毀檔案材料;

19.負責來的接待工作,發送傳真件及接聽電話并做留言記錄;

20.負責公司各類速印文件、資料的印制工作及本部門各類文件的印制。

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